Jede Gruppe kann sich jederzeit zum aktuellen Stand informieren: Schüler*innen, Eltern, Vertrauenspersonen, KiJu-Einrichtungen, Schulsozialarbeiter*innen, Schulen, Lehrer*innen,  Nachhilfe-Anbieter. So können viele Anfragen in den Schulen und Ämtern vermieden werden, z.B. mit einer Information wie „ab 1.9. können hier online für alle Schulformen Anträge gestellt werden“.
Die Seite informiert für den Kreis über das Verfahren, Zeitpläne, Umfang der Förderung, Anspruchsberechtigte etc.
QIyou bietet eine standardisierte Website an mit einem Login, um Inhalte schnell und einfach selbst anpassen zu können.

Je kanalisierter die Anträge digital gestellt werden, desto weniger Organisationsarbeit entsteht vor Ort. Über einfache Abfragen nach Schule, Stufe und Fach können die Entscheidungswege erheblich verkürzt werden. Dabei wird die E-Mail-Adresse des Antragsstellers direkt verifiziert und kann als schneller Rückkanal genutzt werden.
Die Anträge können dann an passende E-Mail-Adressen weitergeleitet werden oder sind nach Login für Schule/Schulamt zur eigenen Weiterverarbeitung verfügbar.
Damit werden alle Daten strukturiert erfasst, eine Antragstellung ist sehr einfach, statistische Auswertungen sind möglich.

Nach der Verifizierung der E-Mail-Adresse können weitere Formularabfragen erfolgen und diese Daten zugeordnet werden. Damit kann später auch ein zusammenhängender Workflow entstehen von der Beantragung bis zur Dokumentation und Abrechnung.

Die Anträge sind direkt als Liste den passenden Empfängern zuzuordnen. Je nach Absprache können dies Schulamt, Schulen oder die Lehrer*innen sein. Die Datenerfassung läuft über entsprechende Formulare. Die Information wird dann z.B. per E-Mail an die Bewilligungsstelle zugestellt oder erfolgt direkt im System.

Über einen Login mit unterschiedlichen Berechtigungen kann sich jede Person (Ämter, Schule, Lehrer*innen, Schulsozialarbeiter*innen) direkt die "eigenen Fälle" in sortierbaren Listen anzeigen lassen und mit wenigen Klicks weiterverarbeiten. Mögliche Listenansichten: Neueste Fälle, Dauer der Fälle ohne Entscheidung etc.

Die Grundidee der Digitalisierung ist es, dass immer nur die Informationen benötigt werden, die für den nächsten Schritt relevant sind. So kann zunächst die Beantragung mit den Informationen erfolgen, die für die Zuordnung notwendig sind. In einem weiteren Schritt können Informationen dann ergänzt werden, Namen/Anschriften etc.

Bei einer Installation im eigenen Rechenzentrum kann hier auch die Zuordnung "Kind aus Bedarfsgemeinschaft" ergänzt werden - für den Bereich Bildung und Teilhabe.

In einem Stufenmodell kann hier als Alternative ein Vermerk eingetragen werden wie „eine Bewilligung ist erfolgt, weitere Details folgen“ (auf klassischem Weg).

Damit bekommen die Antragssteller aber unmittelbar eine Info, dass die Lernförderung bald starten kann.

Das vollständige QIyou-System ermöglicht an dieser Stelle den Ämtern, die Daten anzureichern, die für die Bewilligung notwendig sind, ggf. die Zuordnung zu Bedarfsgemeinschaften. Es können dann auch Umfang und Dauer der Förderung festgelegt werden. Hier sind hohe Anforderungen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit zu erfüllen, deswegen sollte dies nur innerhalb der „eigenen IT“ des Kreises stattfinden (IP-Sperren etc.).

Auch mit der „einfachen Bewilligung“ können die Antragsteller dann Zugang zum Nachhilfe-Pool erhalten und bereits mit passenden Anbietern Kontakt aufnehmen. Die Absprachen erfolgen anschließend direkt, Akkreditierung und Qualitätssicherung der Anbieter aber über QIyou. Integriert ist ein Feedbacksystem zur Qualitätssicherung.

Die Akkreditierung der Anbieter sollte in jedem Fall zur Qualitätssicherung integriert werden.

Wird der Prozess vollständig abgebildet, können ergänzenden Informationen den Matching-Prozess optimieren, Dauer der Nachhilfe, Umfang etc.

Im Stufenmodell fehlen hier wichtige Daten, es können nur ggf. allgemeine Informationen abgefragt werden. Alternativ kann hier eine Anbindung an vorhandene Systeme ermöglicht werden.

Im vollständigen QIyou würde hier auch eine Dokumentation zur genauen Durchführung für die spätere Abrechnung erfolgen. Im Idealfall erfolgt die Rechnungsstellung und Prüfung auf Basis der Daten größtenteils automatisiert mit entsprechenden Berichten.

Da die Datenzusammenhänge bei teilweiser Nutzung von QIyou nicht vollständig sind, ist auch das Controlling und die Evaluation nur bedingt im System möglich.

QIyou kann hier sein Potenzial zeigen, neben zahlreichen Checklisten und Charts können automatisch Qualitätsberichte entstehen, die eine umfangreiche Qualitätskontrolle in allen Teilbereichen ermöglichen und viele statistische Auswertungen bieten für die Effizienz der eingesetzen Mittel zur Lernförderung.