Konzeption

Zu einer guten Umsetzung gehört ein hohes inhaltliches Verständnis sowie Kenntnisse zu den Möglichkeiten einer Digitalisierung. Gleichzeitung muss Wissen vorhanden sein im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz, absolut grundlegend für Verwaltungsprozesse mit Daten von Bürger*innen.

Viele Prozesse in der Verwaltung basieren auf Fallentscheidungen, die ein Mensch mit seiner Erfahrung trifft. Diese müssen transferiert werden in strukturierte Muster, damit automatisierte Workflows entstehen können. Dazu müssen oft die bisherigen Prozesse umgebaut werden und in eine IT-Logik gebracht werden. Der Detailgrad muss hier sehr hoch sein, damit am Ende wirklich möglichst viele Prozesse automatisch durchlaufen können.

Umsetzung

Mit einer präzisen Konzept erfordert die Umsetzung die gleiche Genauigkeit in den Prozessen, aber es entstehen in dieser Phase keine Unklarheiten bzw. es wird nichts vergessen, was für die erfolgreiche Digitalisierung erforderlich ist.

KnowHow-Transfer

Wir halten es für den Erfolg für unbedingt erforderlich, dass die beteiligten Personen mitgenommen werden, sie ein gutes Grundverständnis von Digitalisierung bekommen. Zu IT-Strukturen, vollständigen Prozessen oder auch die Qualität von Daten sollte Wissen vorhanden sein. Nur so können die Projekte gemeinsam zum Ziel geführt werden.

Zum Förderkonzept “Bildung und Teilhabe” gibt es umfangreiche Informationsquellen:

https://www.mkjfgfi.nrw/das-bildungs-und-teilhabepaket

https://familienportal.de/familienportal/familienleistungen/bildung-und-teilhabe

Je früher eine Förderung startet, desto stärker ist die Wirkung insgesamt. Dieses Ziel kann insbesondere erreicht werden durch:

1. ein niederschwelliges Antragswesen und klare Informationen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass insbesondere in vielen Haushalten mit Migrationshintergrund eine geringe PC-Ausstattung, aber eine sehr hohe Smartphone-Affinität vorzufinden ist. Angebote, die mobil gut erreichbar sind und zumindest eine elektronische Signatur nutzen, werden sicher stark frequentiert werden.
2. der Verwaltungsaufwand in den Schulen muss durch Digitalisierung minimiert werden. Die Antragstellung muss der Schulsozialarbeit und den Lehrkräften leicht gemacht werden - dann wird von diesen Personen auch häufiger und schneller auf das Förderangebot zurückgegriffen.

2025 soll die Kindergrundsicherung kommen. Entschieden ist aber bisher noch nichts. Dennoch könnte das die Auszahlungsverantwortung in einzelnen Bereichen verschieben, z.B. von den Jobcentern zu den Familienkassen - und damit auch den Bereich Bildung und Teilhabe (BuT) betreffen.

Erst nach den grundsätzlichen Beschlüssen zur Kindergrundsicherung wird es aber weitergehende Entscheidungen geben zu allen BuT-Teilleistungen. Pauschalisierte Beträge werden dann vermutlich direkt über die Familienkassen ausgezahlt. Bei individuellen Beträgen, die auch einen gesonderten Antrag erfordern, wird dies aber mit hoher Wahrscheinlichkeit in der Verantwortung vor Ort bleiben. Da allein die Bereiche “Mittagessen” und “Lernförderung” über 90 Prozent im Bereich Bildung und Teilhabe ausmachen, wird es für die Jobcenter also faktisch kaum eine Veränderung geben.

In den Corona-Jahren wurde es überdeutlich: eine präzise Datenbasis unterstützt gute und schnelle Entscheidungen. Gerade zu Beginn der Pandemie gab es kaum Informationen und keine strukturierten Daten in den Gesundheitsämtern. Im Bereich “Bildung und Teilhabe” ist das ähnlich, denn solches kann nur funktionieren, wenn schon mit der Antragstellung Daten strukturiert erhoben und in der Gesamtheit betrachtet werden können, und nicht nur fallbezogen.

Die Potenziale dieser Daten sind groß, und damit auch die Möglichkeit, die Prozesse weiter zu optimieren. Sprechen Sie uns gerne an. Wir können Ihnen für Ihren Bereich direkt nachvollziehbare Beispiele liefern.
Es hat sich auch gezeigt, dass oft aktuell schon grundlegende Daten fehlen, um bspw. über Abfragen schnell mit der Schulsozialarbeit oder auch den Anbietern im Bereich "Mittagessen" in Kontakt zu treten. Diese Datenbasis muss zuerst nachhaltig geschaffen werden, damit Kommunikation schnell ermöglicht wird, Antworten z.B. nicht per E-Mail verarbeitet werden müssen, sondern sie direkt in Datenbanken zur automatisierten Weiterverarbeitung erfasst werden.

Der Bereich "Mittagessen" hat die mit Abstand größte Bedeutung für die Umsetzung der Digitalisierung. Hier ist sogar oft noch ein Nebeneffekt, dass eine Digitalisierung nicht nur den Bereich “Bildung und Teilhabe” vereinfacht. Er kann an den Schulen und Kitas zu einer großen Arbeitserleichterung insgesamt führen.

Ziele

Kein Kind soll ohne Essen bleiben! Das bedeutet aber auch, dass im Nachgang die Finanzierung geklärt werden muss. Über eine Digitalisierung mit entsprechenden Schnittstellen kann dies umgesetzt werden. Wenn es hier gelingt Ressourcen einzusparen, könnten diese am Ende die Qualität oder auch die Regionalität des Essens selbst verbessern. Damit würde das Mittagessen in Schulen sogar die Landwirtschaft vor Ort unterstützen!

Herausforderungen

Die Strukturen im Bereich “Mittagsessen” sind meist über Jahre gewachsen, die Angebote  stark ausgeweitet worden. Dabei wurden aber nicht ähnliche Strukturen geschaffen, sondern es hat sich ein sehr heterogenes Gesamtbild entwickelt. Dies muss zunächst erfasst werden und in möglichst ähnliche Datenstrukturen gebracht werden. Anschließend müssen die Personen vor Ort sicher auch über Online-Veranstaltungen begleitet werden.

Wirkung und Chancen

Beteiligte Ämter oder auch die regionale Politik haben mit dem Live-Blick auf die Daten neue Steuerungsoptionen. Sie können so Strategien entwickeln, die Betreuung in den Schulen und Kitas insgesamt deutlich zu verbessern und die Menschen dort zu entlasten und gleichzeitig die regionale Landwirtschaft zu stärken.

Die Lernförderung wird in den Kreisen sehr unterschiedlich umgesetzt. In Münster umfangreich mit schulnaher Lernförderung: die Lernförderkräfte durchlaufen eine Eignungsprüfung des Schulamts. Andere Kreise geben eine Art “Gutscheine” aus, die dann bei Nachhilfe-Instituten eingesetzt werden können. Es ist zwar oft ein Wunsch, die Qualität hier zu verbessern und auch den Umfang einer frühzeitigen Lernförderung. Der Aufwand für die Verwaltung ist aber meist zu hoch für diese Betreuung - und genau da soll Digitalisierung unterstützen.

Ziele

• Die Wirkung von Lernförderung durch intelligente Digitalisierung mit Datenpunkten für eine stetige Evaluation sichtbar machen. Das ermöglicht eine aktive Steuerung und eine stetige Verbesserung.
• Die Eintrittszeiten vom Antrag zur Lernförderung deutlich verkürzen. Ein schneller Lernstart erzeugt eine hohe Motivation.
• Die Schulsozialarbeiter*innen unterstützen und ihren Verwaltungsaufwand deutlich verringern und ihnen damit mehr Zeit für die individuelle Betreuung geben.
• Die Antragsverfahren niederschwellig gestalten. Mehrsprachige, "intelligente" Formulare, mobile Antragstellung für mehr soziale Gerechtigkeit.
• Minimierung der Verwaltungskosten und Beschleunigung der Prozesse durch Digitalisierung. So werden Ressourcen freigesetzt, die wieder in Bildungsmaßnahmen und Qualitätssteigerung reinvestiert werden können.

Herausforderung

An dem Antragsprozess sind verschiedene Personengruppen (Eltern, Lehrkräfte, Schulsozialarbeit, Schulleitung, Schulamt, Jobcenter) beteiligt, oft gibt es auch je Rechtskreis Unterschiede. Ein Papierformular, das wochenlang mehrere Stationen durchläuft und Unterschriften erfordert, kann da keine Lösung sein.

Die Prozesse müssen zunächst digitalisiert werden, es müssen automatisierte Workflows entstehen. Oft sind nur PDF-Formulare vorhanden, die solche Prozesse nicht unterstützen.

Wirkung und Chancen

Wenn Eltern zusammen mit ihren Kindern sich für Lernförderung entscheiden, ist dies oft schon ein großer Schritt für diese gewesen - gleichzeitig gibt es dann oft einen akuten Anlass. Geschwindigkeit ist dann für die Motivation und den Erfolg von entscheidender Bedeutung, da darf eine Antragsstellung nicht monatelang Zeit vergeuden.

Kontrolllisten helfen allen Beteiligten, den Blick auf die wesentlichen eigenen Aufgaben zu fokussieren und stets den aktuellen Status zu jedem Fall zu sehen. Das Schulamt bekommt neue Handlungsoptionen Strategien zu entwickeln - nach Stadtteilen oder Schulen oder auch nach z.B. Elternsprache mit ergänzenden Angeboten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten die Daten zu nutzen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Interesse an weiteren Beispielen haben.

Podcast zum Thema (11/2021)

Für Anbieter ist die Abwicklung hier eine Herausforderung. Wie können Sie den Anspruch verbindlich prüfen? Wie groß ist der Aufwand, um dann diese Gelder wieder anzufordern? Die Jobcenter fordern dann auch wieder individuelle Daten an, dabei sind die Beträge je Position oft nur wenige Euro. Das führt meist dazu, dass kaum Anbieter diese Ermäßigungen aktiv anbieten.

Eine technische Lösung zum Anspruch, wie etwa ein Ticket mit QR-Code und Live-Prüfung, kann aber Anbietern den gesamten Ablauf erleichtern, inkl. Anforderung der Gelder.

Damit würde das Angebot eine Vergrößerung erfahren und damit auch den Familien mehr soziokulturelle Teilhabe ermöglichen.

Für Eintages-Ausflüge wird oft mit Schuljahrespauschalen gearbeitet, bei längeren Schulausflügen müssen die Anträge individuell gestellt werden. Entsprechend groß ist der Aufwand auf allen Seiten.

Eine Digitalisierung entlastet den Antragsprozess und zeigt z.B. für die Schule auch immer den Status an. Eine schnelle Rückmeldung hilft den Schulen in der Planung. Oft finanzieren Lehrkräfte dann die Ausgaben vor. Eine schnelle Erstattung sollte ebenso Ziel sein.

Eine Pauschale für den Schulbedarf wird aktuell schon für das Schuljahr ausgezahlt. Das vereinfacht den Ablauf. Es können aber z.B. für Schulbücher gesonderte Anträge gestellt werden. Diese sind oft zu komplex und werden nicht genutzt - den Kindern fehlen dann diese Bücher im Unterricht über Monate! An dieser Stelle müssen die Prozesse vereinfacht werden.

Der Anteil der Grundschulkinder ist die größte Gruppe im Bereich der Lernförderung “Bildung und Teilhabe”. Nur über eine parallele Sprachförderung kann dem normalen Unterricht gefolgt werden, deswegen sollte diese auch möglichst frühzeitig erfolgen. Der Anteil der Kinder mit Migrationshintergrund ist hier nachvollziehbar sehr hoch, weil dort zuhause oft nicht Deutsch gesprochen wird.

Je jünger die Kinder sind, desto wichtiger ist ein kurzfristiger Start der Lernförderung. Jeder Monat, der hier verloren geht, verringert die Motivation und die Bildungschancen.

Der Zugang für die Eltern muss hier unbedingt mobil mit sehr einfachen Formularen abgebildet werden, die auch bei einer "Online-Übersetzung" in die Elternsprache verständlich bleiben. Notwendige Unterschriften sollten über andere Wege erreicht werden, z.B. eine elektronische Signatur auf dem Smartphone plus eine verifizierte E-Mail-Adresse oder Mobilnummer.

Auch Feedback-Fragebögen müssen mobil schnell und einfach funktionieren, z.B. über kleine Karten mit QR-Code. Dabei kann man bei den Kindern die Antworten gut mit Smileys und Farben einholen.

Gerade bei dieser Altersgruppe ist eine durchgängige Lernförderung sehr wichtig. Ein stetiger automatisierter Abgleich mit den Anspruchsdaten kann dies gewährleisten. Vorhergesagte Zeiträume von z.B. drei Monaten, die eine neue Antragstellung erfordern, kosten Ressourcen und wertvolle Förderzeit.

Ab dem 15. Lebensjahr können Schüler*innen auch eigenständig Anträge stellen. Der Anteil in weiterführenden Schulen ist aber oft gering, auch weil das Antragswesen zu kompliziert ist und die Zeiträume viel zu lang sind. Für spezielle Angebote, z.B. für Nachprüfungen, würde meist der Verwaltungsweg schon die Ferienzeit komplett beanspruchen.

Einen höheren Anteil der Anträge stellt man dann wieder an den Berufsschulen fest. Gerade hier kann die Lernförderung den entscheidenden Unterschied ausmachen, ob eine Ausbildung am Ende erfolgreich abgeschlossen wird. Zu komplizierte Antragsprozesse verhindern also diese erfolgreichen Bildungsabschlüsse und vergrößern den Fachkräftemangel - allein dies sollte schon ein Grund sein, diesen Bereich kurzfristig zu digitalisieren.

Hinzu kommt die Wirkung, wenn Auszubildende in ihrem Umfeld positiv von ihrer Unterstützung berichten - eine bessere Werbung kann es kaum geben. Oder umgekehrt eine kaum schlechtere, wenn man hier Bildungsabschlüsse durch “alte Prozesse” verhindert. Altes Formulardenken mit langen PDF-Dateien und Unterschriften auf Papier inkl. Briefpostversand - das führt kein junger Mensch mehr durch, vermutlich kann er es gar nicht.

Einige Förderprogramme in den Kitas (insbesondere im Bereich der Sprachförderung) wurden zuletzt eingestellt. Damit verstärkt sich für die Grundschulen das Problem, frühzeitig reagieren zu müssen. Eben am besten schon vor der Einschulung, in Kooperation mit benachbarten Kindertagesstätten, z.B. mit Kompaktangeboten kurz vor der Einschulung.

Mit einer passenden Digitalisierung - und die ist über den Bereich "Mittagessen" in den Kitas meist schon erfolgt - können Angebote organisiert und kurzfristig auch die Anträge beschieden werden. Mit dieser Geschwindigkeit haben die Kinder gleichberechtigte Bildungschancen. Zudem machen wir es mit einer homogenen Klasse den Lehrkräften in der Grundschule viel einfacher. Davon profitieren dann alle Kinder.

Die Aufgaben in der Schule werden immer umfangreicher, ganz unabhängig vom eigentlichen Unterricht. Schulleitungen kämpfen mit Verwaltungsaufgaben oder müssen IT-Spezialisten werden, Lehrkräfte haben immer heterogenere Klassen, gleichzeitig sollen moderne Tools integriert werden.

Ein besonderer Fokus liegt auf der Schulsozialarbeit, die an immer mehr Stellen eingebunden wird und Aufgaben übernehmen muss, die so nicht im Jobprofil stehen.

Allen diesen Beteiligten in der Schule soll Digitalisierung helfen, alles live im Blick zu haben oder nicht ständig “Mail-Kopien” von irgendwas zu bekommen. Nach diesen Prämissen sind unsere Workflows angelegt: wenige Klicks in der Prozessstufe, keine Ausdrucke, keine Mails, immer alle Checklisten zur Verfügung.

Gerade die Schulsozialarbeit erspart sich hier sehr viel Ungewissheit, wenn Anträge wochenlang zwischen Schulamt und Jobcenter pendeln. Der Status zum Fall zeigt immer direkt, ob oder wer wann was muss.

Die Integration von Lernförderkräften, die sich ebenso per Klick der Schule anbieten, hilft, schnell ein passendes Matching herzustellen.

Für das Schulamt ist die Prüfung der Anträge die Hauptaufgabe - auch im Umfang. Dazu kommt häufig noch die Prüfung der Honorare der Lernförderkräfte. Ohne eine umfangreiche Digitalisierung ist diese Aufgabe kaum zu leisten und würde viele Ressourcen in Verwaltungsaufgaben binden.

Mit der Digitalisierung konnten wir in der Stadt Münster hier ein besonders große Entlastung erreichen. Auch für das Controlling stehen die Daten zur Verfügung. Das Schulamt kann neue Strategien entwickeln, neue Programme aufsetzen oder auch direkt mit Schulen ins Gespräch kommen, wo die Daten neue Ideen aufzeigen.

Erst mit der Digitalisierung ist es möglich, die knapp 1000 Lernförderkräfte zu verwalten - von der Eignungsprüfung bis zur monatlichen Abrechnung.

Unser Pilotprojekt in Münster hat viele Erkenntnisse erbracht, die nun im neuen Schuljahr direkt in die Anwendung einfließen werden, um die Lernförderung insgesamt noch erfolgreicher zu machen.

Für die Lernförderkräfte war die Umstellung zu Beginn nicht einfach, insbesondere für digital nicht affine Personen. Jede Stunde wird nun kurz dokumentiert, um daraus Erkenntnisse ziehen zu können. Da aber insgesamt die Digitalisierung eine deutliche Arbeitsersparnis gebracht hat, konnten die Honorare hier auch deutlich erhöht werden. Für Studierende ist damit ein auch finanziell interessantes Arbeitsfeld entstanden, dessen Attraktivität sich herumspricht. Das Ergebnis: die Bewerbungszahlen steigen. Denn statt wie früher nach ein bis zwei Monaten Prüfvorgangs das Honorar zu erhalten, wird es nun direkt zu Beginn des Folgemonats automatisch ausgezahlt.

Über die Jobcenter erfolgt letztendlich die Prüfung, ob eine BuT-Leistung erfolgen kann. Der Aufwand bei individuellen Leistungen ist entsprechend hoch. Passiert dies über die zugeordnete Sachbearbeitung, sind sehr viele Personen stetig beschäftigt mit BuT. Insgesamt können so monatlich schnell viele hunderte Arbeitsstunden und mehr aufkommen. Hinzu kommen viele Nachfragen von Eltern oder Schulen. Eine Digitalisierung kann diesen Aufwand um bis zu 90 Prozent reduzieren.

Hinzu kommt für die Jobcenter der Mehrwert, via strukturierter Daten alle Auswertungen live verfügbar zu haben - über alle Leistungsberechtigten und Leistungserbringer. Ein Missbrauch ist damit praktisch ausgeschlossen.

Wird die Digitalisierung mit einer Schnittstelle erweitert, die die Logik der Anspruchsberechtigung live und automatisiert abbildet, wird in über 95 Prozent der Fälle gar kein Aufwand mehr in der Sachbearbeitung entstehen.

Die Arbeitsagentur fordert von den Jobcentern laufend Meldungen über die Leistungen im Bereich BuT ein. Der Aufwand dazu ist aktuell meist sehr hoch; eine Ungenauigkeit entsteht zusätzlich über Unterschiede zwischen bewilligten Beträgen und abgerufenen Beträgen. Mit einer Digitalisierung würden diese Zahlen präzise vorliegen. Sollte eine Eintragung in E-Akten erforderlich sein, können auch hier Werte ermittelt werden, die in der Summe eine sehr exakte Meldung ergeben.

Corona hat es sichtbar gemacht für die Bevölkerung, die Politik und natürlich auch für die Verwaltungen selbst - es gibt kaum effiziente digitale Strukturen vor Ort. Und Bildung und Teilhabe offenbart diese Problematik in ähnlicher Form.

2019 wurde noch die Frage gestellt, warum es mit der Digitalisierung in der Verwaltung nicht klappt. 2023 kann man die gleiche Frage stellen, erweitert um den Fakt, dass das Problem heute allen bekannt ist, auch Entscheidern, die vielleicht selbst nicht so digital denken. Gerne wird hier entschuldigend der Datenschutz herangezogen. Das aber stimmt nur zum Teil. Hier ist eher ein Problem, dass Datenschutzbeauftragte ein Szenario sehr gut beurteilen können, sie aber keine Lösungen aufzeigen können - da fehlt es dann oft an IT-Kenntnissen.

Das fehlende Verständnis von Digitalisierung zeigt sich besonders im Bereich der Online-Formulare, die das OZG verlangt. Entstanden sind PDF-Dateien, das genaue Gegenteil von effizienter Digitalisierung. OZG 2.0 soll nun diese PDFs alle wieder abschaffen, das wird Jahre dauern.

Erkannt wurde aber inzwischen beim Bund, dass es nicht sinnvoll ist, am Ende in einzelnen Bereichen 100 verschiedene Systeme im Einsatz zu haben, die auch noch auf Basis verschiedener Datenstrukturen arbeiten. Dabei müssen gar nicht die Systeme vorgegeben werden, sie müssen einfach kompatibel sein, also den gleichen Strukturvorgaben folgen.

Auch die Länder haben die Verantwortung dann an die Kreise oder Kommunen weitergegeben, das war auch so gewünscht bzgl. kommunaler Selbstverantwortung. Im Bereich der Digitalisierung erzeugt diese aber sehr hohe Kosten bzw. wird nicht umgesetzt.

Politik, Sozialverbände oder auch Stiftungen haben den Auftrag, für mehr Bildungsgerechtigkeit zu sorgen. Wir haben in den letzten Jahren erlebt, dass die Institutionen diese Aufgabe auch gerne annehmen. Es wird auch viel Energie und Geld investiert, um Kritik zu üben, ob in Studien oder anderweitig, also immer wieder aufzuzeigen, wie schlecht im Bereich Bildung und Teilhabe alles läuft. Wenn es aber darum geht, Dinge zu verbessern, schieben die Kritiker diese Aufgabe weiter, anstatt die Frage zu stellen: “Wie können wir mithelfen, dass es mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland gibt?” Klar ist: in einem aktiven Netzwerk wären wir schon sehr viel weiter. Und mit der Unterstützung der Politik würde es der Verwaltung auch viel leichter fallen, mit der Digitalisierung jetzt zu starten!

Meist sind für die Bereitstellung der Mittagessen und auch für die Nachhilfe externe Dienstleister verantwortlich. Diese kalkulieren ihren Aufwand und machen Schulen oder Ämtern entsprechende Angebote, darin enthalten natürlich auch entsprechende Verwaltungskosten. Die Dienstleister wären aber auch sehr an einheitlichen System interessiert, um nicht je Schule sich an andere Systeme anpassen zu müssen.

Insgesamt kann die Digitalisierung auch hier für eine große Einsparung sorgen und gleichzeitig über die strukturierten Daten für hilfreiche Auswertungen.

Jegliche kleinteilige Forderungen der Dienstleister, die dann von vielen städtischen Stellen verfolgt werden müssen, erzeugen aktuell einen sehr großen Aufwand.

Ohne Daten keine Digitalisierung - ohne strukturierte Daten keine erfolgreiche Digitalisierung. Das Datenmodell ist das Kernstück der Digitalisierung, der Prozess das verbindende Element. Nun sollte das Datenmodell also sämtliche Prozesse ermöglichen und beschleunigen. Die einfachste Form ist die Validierung von Daten. Hier kann über einen automatisierten Datenabgleich oder ein Prüfsystem bei der Eingabe die Qualität der Daten schon enorm verbessert werden. Aus den Daten können aber auch direkt Workflows entstehen, Checklisten etc., die den Personalaufwand minimieren.

Für Unternehmen ist dieses Vorgehen Standard und überlebenswichtig. Verwaltungen haben hier oft längere Entscheidungswege oder Rahmenbedingungen, die es komplexer machen.

Bisher sind aber nur wenige Ämter in der Lage, in 10 Minuten ein benötigtes Formular zu erzeugen und 500 E-Mail-Adressen zu senden für die Eingabe von Daten. Auch die Weiterverarbeitung erfolgt aktuell eher je E-Mail-Antwort und Fall und nicht in der Gesamtheit der Abfrage.

Natürlich gibt es dazu umfangreiche Konzepte. Wir wollen deswegen nur auf einen generellen Punkte noch aufmerksam machen. Wenn erstmal strukturierte Daten vorhanden sind, ist die Anpassung nie ein Problem. Aber es ist nichts schlimmer als schlechte Daten, nicht valide, nicht verifizierte E-Mail-Adressen etc.. Solche Daten will man auch nicht importieren. Insofern empfehlen wir, diese Daten schon frühzeitig einzuholen - das geht sehr einfach und mit geringen Kosten, direkt und sofort.

Eine notwendige Unterschrift ist oft ein “Argument” für die Kette  PDF - Ausdruck - Postversand. Auch hier gibt es Möglichkeiten, die Datenerhebung von der Signatur zu trennen. Zunächst sollte aber überlegt werden, welche Stufe der Signatur wirklich benötigt wird. Eine verifizierte E-Mail-Adresse, vielleicht sogar in Kombination mit einer SMS-TAN, oder eine elektronische Signatur sind leicht in digitale Prozesse zu integrieren. Ein Fokus für ein Formular sollte hier immer sein: mobil ausfüllbar oder ohne Ausdruck.

Die Qualität der Daten sollte bei jeder Erhebung sehr präzise optimiert werden. Die Möglichkeiten bei der Erfassung sind enorm groß und erleichtern auch oft die Eingabe sehr. Denn es werden z.B. nur die Felder angezeigt, die auf Basis der bisherigen Antworten noch notwendig sind.

Workflows sind nicht neu. Früher war es eine Umlaufmappe, heute ist es aber oft noch die E-Mail. Dabei wird man häufig frühzeitig in CC gesetzt, was es noch unübersichtlicher macht. Für Unternehmen ist das Arbeiten mit Kanban-Container schon Normalität, davon ist man in Verwaltungen weit entfernt, weil solche Softwareprodukte selten im Einsatz sind.

Gut durchdachte Workflows haben mehrere Effekte. Für sich selbst bietet es eine Checkliste: was muss ich im Prozess insgesamt noch erledigen? Ich kann dann Prioritäten setzen, leichter als bei einlaufenden E-Mails, das entstresst. Die Anbindung an Daten kann aber auch Automatismen erzeugen. Das Verändern von Daten über eine Schnittstelle verursacht dann mit einem Klick direkt das Verschieben der Aufgabe, z.B. an eine andere Person.

Auch für die Abteilungsleitung bieten solche Systeme große Vorteile. Sie können immer direkt sehen, wo eine Verdichtung der Aufgaben stattfindet oder wo vielleicht aktuell freie Ressourcen sind. Auch für Vertretungen, z.B. bei plötzlicher Krankheit, hat man unmittelbar einen Überblick, was vielleicht akut getan werden sollte.

Schnittstellen sind der Motor vieler Anwendungen. Sie verbinden Systeme oder Datenquellen. Dadurch machen sie die Anwendungen oft erst richtig effizient. Im Bereich BuT ist ein Kernbaustein die Anspruchsberechtigung. Das folgt klaren Regeln, egal in welchem Rechtskreis - das ist eine perfekte Schnittstelle. Daten können dabei pseudonymisiert werden, oder es werden nur Referenz-IDs benötigt. Diese Schnittstelle bedeutet dann aber praktisch eine Live-Entscheidung, fehlerlos ohne Personaleinsatz.

Der Blick auf Daten könnte zwischen Unternehmen und Verwaltungen kaum unterschiedlicher sein. Unternehmen möchten möglichst viele Informationen aus den Daten für ihre Strategien generieren, Verwaltungen betrachten diese Daten selten, arbeiten meist Fall für Fall ab.

Aber gerade weil dies ein neues Arbeitsfeld für Verwaltungen ist, sollte man hier unbedingt die Chancen nutzen, gemeinsam Analysen zu entwickeln und diese in Strategien umzuwandeln.

Auch für den Bereich Bildung und Teilhabe ergibt sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, von denen dann wieder alle Beteiligten profitieren - insbesondere die Kinder selbst.

KI ist durch ChatGPT in 2023 noch einmal präsenter geworden. Für die einen ein Baustein mit unendlich vielen Möglichkeiten, für andere ein Zauberwürfel… aber nicht mehr. Spannender wird der Blick darauf, wenn man sich die Entwicklung insgesamt dazu anschaut. Denn wir reden hier nicht über 10 Jahre, eigentlich verändert sich jeden Monat etwas. Es ist also gar nicht wichtig, was wir heute damit tun, es wird morgen schon sehr viel mehr Möglichkeiten geben. Damit wir diese aber besser verstehen, hilft es sehr, sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen, auch spielerisch.

Wir kombinieren aktuell ChatGPT mit weiteren Datenquellen. Damit entsteht ein Chatsystem für Interessierte, das dann aber sehr präzise und aktuelle Antworten geben kann.